Software a zahradnické školky

Svět počítačů a svět pěstování rostlin se zdá být velmi vzdálený. Mnoho školkařů tvrdí, že s počítači nepracují, ale bojují. Přesto se někdy tyto dva světy setkají a setkání obohatí obě strany.

Co nabízejí počítače školkařům? Pokud jsou správně nasazeny, vždy přinášejí do školky řád. S jejich pomocí například mohou školkaři zlepšit evidenci rostlin a následně získat velmi potřebné údaje o ziskovosti pěstování jednotlivých rostlin. Nebo pomohou lépe evidovat práci zaměstnanců a poskytnou přesnější podklady pro jejich odměňování.
Příroda na druhou stranu může naučit techniky pracující s počítači velké trpělivosti, neboť v zahradnické školce se čas nepočítá na dny, ale na roční období.
Následující článek je shrnutím nejdůležitějších zkušeností za první polovinu roku 2006. Pokusíme si položit některé často kladené otázky, na které se podařilo během nedávné doby odpovědět.

Kdo začíná software používat?
Kromě okrasných školek, které de facto vývoj zahradnického software nastartovaly a úspěšně jej využívají již několik let, k němu začínají hledat a nacházet cestu i ovocné a lesní školky. Jejich zájem a specifika na druhé straně vytváří podmínky pro rychlejší rozvoj programových produktů. Ty se tak naučily pracovat například v lesních školkách s listy o původu a průvodními listy.

Jaká pokušení připravilo DPH?
Od podzimu minulého roku došlo postupně ke třem změnám DPH u rostlin. Nejprve to bylo snížení na 5% DPH u ovocných stromů obecně – bez podrobnější specifikace, což přineslo chaos. Stalo se tak, že stejné rostliny v různých krajích spadly na základě doporučení finančních úřadů do různých hladin DPH.
Poté byl na jaře tohoto roku vyhlášen ve spolupráci s Generálním ředitelstvím cel seznam vybraných ovocných rodů, který původní skupinu v podstatě rozšířil zejména o rostliny, jejichž využití je spíše okrasného, než ovocného charakteru.
A nakonec od počátku července tohoto roku byla daň stanovena na 5 % u všech rostlin. Při těchto změnách se zúročila práce na vytváření standardu rostlin, díky jehož existenci a možnosti jeho centrální aktualizace a následné distribuce pomocí internetu bylo možno změny promítnout do používaného software poměrně snadno a rychle.

Jak určit účetní a skutečnou cenu rostliny?
Již mnoho let existuje otázka, jak z účetního hlediska správně ocenit rostliny, které školka pěstuje. Názory se různí, neboť na jedné straně stojí účetní, kteří vše chtějí evidovat velmi podrobně. Na druhé straně je realita, která říká, že nejde vše evidovat tak podrobně, protože to v rámci velkého množství druhů a velikostí rostlin, kdy vše zároveň roste, není možné.
Během doby vznikly v podstatě tři druhy oceňování, z nichž první dva jsou podobné, jednodušší, ale nedávají představu o skutečné ceně rostliny. Třetí je komplikovanější, ale zase o skutečné ceně rostliny vypovídá.
První a nejjednodušší způsob spočívá v použití stálé ceny ve spojení se zbožím – znamená, že firma používá stálou cenu, která je zapisována v agendě zboží (každá rostlina má tedy stanovenou stálou cenu spojenou s velikostí rostliny a její stálá cena se mění nárůstem rostliny nebo stanovením nové stálé ceny v agendě zboží).
Druhým, poněkud výhodnějším způsobem, je použití stálé ceny spojené se zápisem rostliny ve školkařské knize (každá rostlina na konkrétní ploše má tedy stanovenu stálou cenu, která je určena v okamžiku zápisu do školkařské knihy. Stálá cena se mění pouze v okamžiku nárůstu rostliny).
Třetím a nejpřesnějším způsobem je pak stanovení výrobní ceny rostliny s využitím sledování výrobních nákladů, v nichž jsou zahrnuty náklady na práci zaměstnanců, techniky a dalších vstupů (substrát, postřik, kontejner). Takto je každý rozpočitatelný náklad započítán přes plochu na konkrétní rostlinu. Režijní náklady jsou potom rozpouštěny přes koeficienty (s úspěchem je tento postup uplatňován např. ve firmě Gabriel s.r.o.). Tento třetí postup má velkou výhodu v tom, že umožňuje sledovat skutečné náklady na rostliny. Jeho nevýhodou je vyšší organizační náročnost při zaznamenávání práce lidí, techniky a dalších nákladů. Proto má smysl pouze u větších zahradnických firem.

Jakou zvolit formu reklamy?
Má v zahradnickém světě smysl internet?
Počítače se postupně uplatňují nejen uvnitř školkařských firem, ale stále častěji jsou využívány i ke komunikaci se zákazníky, a to jak stávajícími, tak potencionálními. To vede ke vzniku internetových objednávkových systémů. Určitá část styku ještě probíhá osobní návštěvou – zjištění kvality nabízených rostlin na počátku sezóny nebo přejímka objednaného zboží. Ostatní ale stále lépe zvládají počítače: nalezení požadovaných rostlin, zjištění aktuálně nabízeného počtu a ceny rostlin, zarezervování rostlin s jistotou, že nebudou prodány. Nemalou výhodou je také rychlost odbavení po nakládce zboží, kdy z objednávky velmi rychle vzniká faktura. (příkladem nově spuštěného objednávkového systému jsou například webové stránky Lesů hl. m. Prahy – www.lhmp.cz. Díky domluvě firem, které patří do společenství Českého zahradnického software, je zde zároveň využíváno propojení na fotogalerii rostlin z Databáze okrasných dřevin Ing. Košnera).

vložit obrázek: lhmp.gif

Pro úspěšně fungující internetový objednávkový systém je třeba samozřejmě splnit některé podmínky. Zejména je potřebné propojení na firemní software, které umožní nejen automaticky aktualizovat nabídku rostlin, ale také využít firemní agendu zákazníků pro personalizaci nabídkového systému díky níž jsou například stálému zákazníkovi zobrazeny prodejní ceny v „jeho“ hladině, zatímco neregistrovaný návštěvník buď nemá k cenám a objednávkám přístup vůbec, nebo jsou mu zobrazeny v koncové „maloobchodní“ hladině. Tato změna byla v nedávné době provedena například na stránkách Svazu zakládání a údržby zeleně www.szuz.cz. Doby staticky vytvářené a obtížně aktualizovatelné nabídky na firemních stránkách jsou tak již téměř minulostí.

Jak posílat hromadně e–mailem nabídky?
Stále více zahradnických školek zjišťuje, že zasílání papírových nabídek stojí nemalé prostředky a přitom je tato nabídka velmi rychle neaktuální. Proto začaly využívat zasílání jarní a podzimní nabídky rostlin svým odběratelům prostřednictvím e–mailu.
Tato forma vyžaduje, aby měla firma spojený adresář odběratelů (vedený ve fakturačním programu) se software, který se stará o zasílání elektronické pošty. K tomu samozřejmě nestačí běžně používaný MS Outlook, neboť má svou evidenci e–mailových adres vedenou samostatně. Velmi často se pak stane, že se do této evidence zapomene přidat některý zákazník. Proto byl vytvořen software pro posílání e–mailových zpráv, který je schopen posílat e–maily na základě údajů v evidenci odběratelů.
Tento software má také další výhodu v tom, že nabídku dokáže poslat v různých formátech. Někteří odběratelé pak využijí formát MS Excel, jiní formát XML, který si naimportují do svého objednávkového software.

Jak dostat informace tam, kde jsou potřeba?
Virtuální privátní sítě
S rozvojem software zjišťují některé větší firmy, že informace, které má například středisko okrasná školka, potřebuje také rozpočtář, který naceňuje rozpočet na středisku realizací sadových úprav. Tato střediska bývají často velmi vzdálena a informační systém je třeba propojit.
Tento problém se podařilo s úspěchem vyřešit nasazením virtuální privátní sítě (VPN).
Jak celý systém funguje? Všechna střediska firmy se napojí na internet a speciální software zašifruje posílaná data tak, aby je viděli pouze zaměstnanci firmy, ale ostatním návštěvníkům internetu jsou skrytá. Vzniká tak určitý „tunel“, kterým proudí informace, které firma potřebuje.
Jaká jsou hlavní úskalí tohoto řešení? Nejdůležitější je spolehlivost a rychlost připojení k internetu, které musí zajistit poskytovatel připojení. Dále je velmi důležité, aby software, který informace eviduje, byl upraven tak, aby po internetu přenášel co nejméně dat a tak nezdržoval práci.

Komunikace mezi programy
Software pro vedení výroby používají firmy velmi často od jednoho dodavatele a software pro vedení účetnictví od jiného dadavatele. Na jaře se podařilo pokročit v pracích na propojení těchto software a přenosech dat, což ušetří hodně času hlavně účetním.

Blízká budoucnost
V blízké budoucnosti můžeme očekávat stále větší nasazení internetových objednávkových systémů. Dále se u firem setkáváme se zájmem o tisk etiket s čárovým kódem na termotransferových tiskárnách. Jsou rozvíjeny technologie, které tyto čárové kódy snímají pomocí mobilních terminálů v terénu. Můžeme se tak dočkat rychlejšího odbavení při nakládání zboží a vystavování faktury.

vložit obrázek: datamax.gif

V maloobchodním prodeji pak do konce roku (pokud se na poslední chvíli nezmění zákony) budou nasazeny fiskální tiskárny. Zahradníky to bude stát určité prostředky a je třeba na to myslet již nyní, kdy začíná podzimní sezóna a prostředky se vytvářejí.

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *